إدارة المكاتب الحديثة بإستخدام الحاسب الآلى

التعريف

في ظل التطورات السريعة التي تشهدها منظماتنا العربية، لم تعد وظيفة السكرتارية أو إدارة المكاتب، من الوظائف التي يمكن أن تُكتسب فقط بالممارسة أو التجربة، بل أن طبيعة الظروف والمواقف التي يتعرض لها القائمون بهذه الوظيفة الحيوية جعلت من الضروري أن يهتم مطورون البرامج التدريبية والحريصون على تطوير العمل بالمنظمات العالمية بتقديم مجموعة من البرامج التدريبية المعدة خصيصاً لتلك الوظيفة الحيوية وهي وظيفة إدارة المكاتب. خلال هذه الدورة التدريبية المميزة حول تنمية مهارات إدارة المكاتب، سيتم تقديم مجموعة مميزة ومختارة بعناية لهؤلاء الأفراد الذين يرغبون في تطوير مهارتهم في إدارة المكاتب، بداية من مهارات القراءة السريعة واستخدام قدرات العقل بما تمكن المشارك من استيعاب وقراءة أكبر كم ممكن من المراسلات التي يستقبلها يومياً، بل واستخدام الحاسب الآلي والاساليب والادوات الحديثة التي تمكنه من الاحتفاظ بها في ذاكرته أكبر فترة ممكنة مثل الخرائط الذهنية. مروراً بمهارات التعامل مع كافة الأطراف المختلفة من زائرين وزملاء ورؤساء ومرؤوسين، وكذلك مهارات ادارة الوقت والاجتماعات وادارة الضغوط وغيرها من المهارات الإدارية الضرورية لتلك الوظيفة الحيوية، والتي تضمن لكل من يكتسبها أن يتحول عمله من عمل روتيني مسبب للضغوط والملل الى عمل ابداعي ايجابي مؤثر في الآخرين. وبالتالي أربعة أسباب رئيسية تدعوك للمشاركة في هذه الدورة التدريبية:

• المهارات التي يقدمها البرنامج، هي مهارات أساسية لا غنى عنها لأي موظف يشغل وظيفة السكرتارية أو ادارة المكاتب
• تشكيلة المهارات التي يقدمها البرنامج مجتمعة، ستضمن لك أن تؤدي عملك بسعادة ورضا وكفاءة وفاعلية
• كافة المهارات التي ستكتسبها خلال البرنامج ستؤثر بشكل أساسي ومباشر على عملك، وايضاً بشكل قوي وغير مباشر على كافة جوانب حياتك
• سيتحول عملك الى عمل ابداعي منظم ممتع

الأهداف

بنهاية هذه الدورة التدريبية حول تنمية مهارات إدارة المكاتب، سيكون المشارك قادراً على:

• استيعاب الطبيعة الجديدة والمتغيرات الحديثة لوظيفة ادارة المكاتب
• اتقان استخدام اساليب القراءة السريعة وتدوين الملاحظات
• التواصل بشكل فعال مع كافة الأطراف المتعاملة مع مديري المكاتب
• ادارة وقته وتنظيم الأعمال باستخدام أفضل الاساليب الإدارية بالحاسب الآلي
• تخطيط وإدارة الإجتماعات بكفاءة وفاعلية
• التعامل بايجابية مع كافة الضغوط التي تواجه عمل مديري المكاتب

منهجية التدريب

يعتمد البرنامج بشكل أساسي على الأسلوب التشاركي Participatory Training Approach، حيث يتم استخدام النقاشات المنظمة، وجلسات العصف الذهني، ودراسات الحالة، ولعب الأدوار، بالإضافة إلى عرض أفلام تدريبية حديثة، وكذلك الألعاب التدريبية الملائمة، التي تستخدم لكسر الجليد وتنشط المتدربين بما يخدم أهداف البرنامج. كما تتميز طريقة التدريب في هذا البرنامج بأنها تجمع ما بين التدريب والتوجيه الشخصي الحياتي Life Coaching، حيث يقدم المدرب الدعم المطلوب لكل مشارك من أجل مساعدته في تحقيق الفاعلية الشخصية، وتوجيه نصائح موجهة من أجل مساعدة كل مشارك على التطبيق الفعال لنموذج الفاعلية الشخصية الذي سيتعرف عليه خلال البرنامج.

من يجب أن يحضر؟

هذه الدورة التدريبية مناسبة لجميع العاملين بمختلف مستوياتهم الإدارية وخاصة:

• مديري المكاتب
• جميع الموظفين الذين يوكل اليهم أعمال إدارية وتنظيمية
• أي فرد يريد أن يطور قدراته في مجالات ادارة الوقت والضغوط وادارة الاجتماعات والتواصل والقراءة السريعة

الخطوط العامة للدورة

اليوم الأول:

القراءة السريعة و تطوير قدرات العقل و الذاكرة لوظائف ادارة المكاتب

• الطبيعة الحديثة لوظيفة السكرتارية و ادارة المكاتب

• كيف يعمل العقل (الحقائق والأسرار)

• القراءة السريعة (المفهوم والأهمية)

• حلل أسلوبك في القراءة

• استراتيجيات القراءة السريعة

• معوقات القراءة السريعة و أساليب التعامل معها

• استخدام الخرائط الذهنية في تحسين قدرات العقل

اليوم الثاني:

مهارات التواصل و التعامل الفعال مع الزائرين و المديرين و المرؤوسين و الزملاء

• أهمية مهارات التواصل لطبيعة عمل السكرتارية و ادارة المكاتب

• مهارات الانصات الفعال

• فن فهم و استخدام لغة الجسد في التواصل

• مهارات التحدث أمام الجمهور

• التعامل مع الخوف أثناء الحديث و العرض أمام الجمهور

• استخدام الأساليب الحديثة في الإقناع (البرمجة العقلية ومونرو و AIDA ...)

• فهم الشخصيات و أساليب التأثير

اليوم الثالث:

إدارة الوقت و الإجتماعات

• عنصر الوقت في وظيفة السكرتارية و ادارة المكاتب

• فن تحديد الأهداف و إدارة الأولويات

• استخدام قوة التفويض الفعال لإدارة الوقت

• التعامل الفعال مع مضيعات الوقت

• مهارات التخطيط للإجتماعات

• فن التعامل مع الأنماط المختلفة في الاجتماعات

• ادارة وقت الاجتماعات

اليوم الرابع:

إدارة الضغوط في وظيفة إدارة المكاتب

• مصادر الضغوط في وظيفة السكرتارية و ادارة المكاتب

• التعامل الفعال مع الصراعات من أجل إدارة الضغوط

• تنظيم مكان العمل

• أساليب المحاسبة الذهنية Mental Accounting و دورها في إدارة الضغوط

• ملكات ضبط النفس و إدارة الغضب

• متى و كيف تقول "لا" في العمل

• الوصايا الأساسية في التعامل مع الضغوط

اليوم الخامس:

مهارات إدارية متنوعة في إدارة المكاتب

• أساليب و استراتيجيات التحول من العمل الروتيني الى العمل الإبداعي

• التعامل مع معوقات الابداع و التطوير

• فن التغيير و التحسين للأفضل

• مهارات تحليل المشكلات و اتخاذ القرارات

• ادارة الإنطباع الأول

• الكرم الاجتماعي في وظيفة السكرتارية و إدارة المكاتب